Szkolenie

Tworzenie raportu tabeli przestawnej

Ćwiczenie 1. Tworzenie widoku raportu

1. Zaznacz w arkuszu dowolną komórkę zawierającą dane — kliknij na przykład komórkę A4. W menu Dane kliknij polecenie Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. Zostanie wyświetlony kreator.
2. W pierwszym kroku kreatora upewnij się, że jako odpowiedź na pierwsze pytanie wybrano opcję Lista lub baza danych programu Microsoft Office Excel.
3. Upewnij się także, że jako odpowiedź na drugie pytanie wybrano opcję Tabela przestawna.
4. Kliknij przycisk Zakończ.

Uwaga   To wszystko. Kliknięcie przycisku Zakończ oznacza, że kreator ma utworzyć obszar układu raportu tabeli przestawnej, używając ustawień domyślnych. Można oczywiście zmodyfikować ustawienia w kreatorze, klikając przycisk Dalej zamiast przycisku Zakończ, ale w tej chwili to nie jest konieczne.

Kiedy za chwilę przewiniesz stronę w dół, aby zapoznać się z dalszymi etapami ćwiczenia, tekst w obszarze układu zniknie z ekranu. Aby go ponownie wyświetlić, kliknij arkusz.

Do skoroszytu sesji ćwiczeń został wstawiony nowy arkusz o nazwie „Arkusz1”. Nowy arkusz zawiera trzy elementy: okno Lista pól tabeli przestawnej, obszar układu raportu zawierający kilka obszarów upuszczania objętych konturem, do których będą przeciągane pola, oraz pasek narzędzi Tabela przestawna. Jeśli nie jest wyświetlona lista pól, która wygląda następująco:

kliknij obszar objęty konturem. Jeśli nie spowoduje to wyświetlenia listy pól, kliknij przycisk Wyświetl listę pól na pasku narzędzi Tabela przestawna. Pasek narzędzi powinien być wyświetlony jako przestawny lub zadokowany przy jednej z krawędzi okna.

Uwaga   Jeśli pasek narzędzi Tabela przestawna nie jest wyświetlony, w menu Widok wskaż polecenie Paski narzędzi, a następnie kliknij polecenie Tabela przestawna.

Podczas wykonywania tych ćwiczeń można przeciągać listę pól i pasek narzędzi w inne miejsca.

Ćwiczenie 2. Tworzenie układu raportu

Teraz utworzysz układ raportu, aby sprawdzić wartość sprzedaży poszczególnych sprzedawców. Wygląd układu zmienia się w miarę upuszczania pól w układzie.

1. Z okna Lista pól tabeli przestawnej

przeciągnij pole Sprzedawca do obszaru upuszczania oznaczonego etykietą Upuść pola wierszy tutaj.

Aby przeciągnąć pole, zaznacz jego nazwę lub kliknij przycisk wyświetlony przed nazwą pola. Jeśli upuścisz pole w niewłaściwym obszarze, przeciągnij je do odpowiedniego obszaru upuszczania.

Uwaga   Przeciągnięte i upuszczone pola nie są usuwane z listy, a ich nazwy są wyświetlane pogrubioną czcionką.

2. Z okna Lista pól tabeli przestawnej przeciągnij pole Kwota zamówienia do obszaru upuszczania oznaczonego etykietą Upuść elementy danych tutaj.

Kiedy upuścisz pole w obszarze upuszczania elementów danych, kolorowy kontur zniknie i zostanie wyświetlony właściwy raport, zawierający wartości sumaryczne dla wszystkich sprzedawców.

Raport tabeli przestawnej powinien zaczynać się od następujących wierszy:

Aby wyświetlić raport bez pustego obszaru upuszczania przeznaczonego dla pól strony na górze arkusza:

kliknij dowolne miejsce poza obszarem układu, na przykład komórkę C4. Spowoduje to ukrycie obszaru pól strony i okna Lista pól tabeli przestawnej.

Ćwiczenie 3. Przestawianie danych w raporcie

W tym ćwiczeniu zmodyfikujesz układ raportu, zmieniając jego orientację z poziomej na pionową.

1. Kliknij nagłówek pola Sprzedawca w komórce A4.

2. Przeciągnij nagłówek pola Sprzedawca i upuść w komórce B3, tuż nad komórką „Razem”. Nie trzeba przeciągać pola w żadne określone miejsce — wystarczy, żeby wskaźnik myszy z szarym prostokątem znajdował się wewnątrz komórki docelowej.

Wygląd raportu zmieni się, a nazwiska sprzedawców zostaną wyświetlone w orientacji pionowej zamiast w poziomej.

Rozmieszczenie tego rodzaju danych w kolumnach nie ułatwia ich odczytywania, ale orientacja pionowa może być bardzo przydatna do wyświetlania innych danych. Ważne jest, aby znać sposób zmieniania orientacji wyświetlanych pól.

Teraz przenieś pole Sprzedawca z powrotem do orientacji poziomej.

Opis sposobu    Kliknij nagłówek pola Sprzedawca, a następnie przeciągnij go do komórki A4 i upuść.

Ćwiczenie 4. Tworzenie widoków strony

Teraz nauczysz się czegoś nowego: tworzenia widoków strony. W tym przykładzie wyświetlisz kwoty zamówień dla każdego sprzedawcy, a na osobnych stronach wyświetlisz sumy dla poszczególnych krajów. W tym celu przeciągniesz pole i upuścisz je w obszarze oznaczonym etykietą Upuść pola stron tutaj.

• Przeciągnij pole Kraj z okna Lista pól tabeli przestawnej i upuść je w obszarze Upuść pola stron tutaj.

Uwaga    Jeśli lista pól nie jest wyświetlona, kliknij obszar układu. Jeśli nie spowoduje to wyświetlenia listy pól, kliknij przycisk Wyświetl listę pól na pasku narzędzi Tabela przestawna.

Raport będzie wyglądać następująco:

Nazwa wyświetlanej strony jest widoczna w komórce obok pola Kraj. W tym przykładzie wyświetlana strona zawiera dane dla wszystkich krajów na liście.

• Aby wyświetlić inną stronę, kliknij strzałkę obok nazwy strony, wybierz stronę, a następnie kliknij przycisk OK.

Można wyświetlić trzy strony. Wartość sprzedaży dla każdego kraju jest wyświetlana dla poszczególnych sprzedawców na stronie danego kraju, a sumaryczne wartości dla obu krajów są wyświetlane na stronie „(Wszystkie)”.

Ćwiczenie 5. Przeciąganie pól poza raport

Wspominaliśmy już, że informacje można w każdej chwili dodawać do raportu i usuwać z niego. Teraz dowiesz się, jak usuwać pola z raportu. Zanim zaczniesz, zwróć uwagę, że pola znajdujące się w raporcie są wyświetlone pogrubioną czcionką w oknie Lista pól tabeli przestawnej. Dzięki temu łatwiej odróżnić pola, które już zostały przeciągnięte do raportu.

1. Kliknij nagłówek pola Kraj w komórce A1 w arkuszu, a następnie przeciągnij go i upuść w dowolnym miejscu poza konturem, na przykład w komórce D2.

Uwaga   Po przeciągnięciu pola poza obszar układu poniżej punktu wstawiania jest wyświetlany czerwony znak „X”, który wskazuje, że pole zostało usunięte z układu raportu.

2. Kliknij nagłówek pola Suma kwot zamówień w komórce A3 w arkuszu, a następnie przeciągnij go i upuść w dowolnym miejscu poza konturem.

Kiedy upuścisz pole, obszar objęty konturem zostanie rozszerzony.

3. Kliknij nagłówek pola Sprzedawca w komórce A4 w arkuszu, a następnie przeciągnij go i upuść w dowolnym miejscu poza konturem.

Układ raportu wygląda teraz tak jak na początku ćwiczeń. Żadna z nazw na liście pól nie jest wyświetlona pogrubioną czcionką, ponieważ w obszarze układu tabeli przestawnej nie ma ani jednego pola znajdującego się na tej liście.

Jeśli więc chcesz zacząć pracę od początku, możesz to zrobić w każdej chwili. W ciągu kilku sekund możesz przywrócić pierwotny wygląd obszaru układu raportu tabeli przestawnej.

Po zakończeniu tego kursu warto zapoznać się z następnym kursem w tej serii, „Raporty tabeli przestawnej w działaniu”.

Aby kontynuować kurs

Kliknij łącze Powrót do kursu, aby w przeglądarce sieci Web przejść ponownie do strony kursu. Na stronie kursu kliknij łącze Dalej, aby kontynuować kurs.

Return to course